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英語でのメールの書き方って日本語と違ってどう書けばいいか分からない人も多いのではないでしょうか？

ビジネスで使う人もいれば友達にメールしたい人もいます。

メールを送る相手によってメールの書き方や内容も変更しなければいけません。

今回はメールの書き方について詳しくお伝えしたいと思います。

 

また、英語でメールを作る際に、そのまま使える例文もご紹介しますので使える英文あったらコピペでぜひ使ってみてくださいね！

 

 

英語でメールを書くときの決まった型はあるの？

 

日本語でメールを書くときって、文頭に季節の言葉や簡単な挨拶、など決まった定型文を入れてから本題に入ることが多いですよね？

ビジネスメールを英語で書かないといけない人はどうやって書けばいいか悩んでいる人もいるでしょう。

英語のメールって、そこまで難しく考える必要はないんです。

なぜかというと、英語のメールの書き方ってある程度決まったルールがあるので、それさえ身につけてしまえば難しくはありません。

 

例えばビジネスでメールを作る際に

 

・拝啓

・いつも大変お世話になっております。

・おつかれさまです。

・ご無沙汰しております。

 

日本語だったら上記のようにメールを送る相手やその内容によって文頭の言葉が変わります。

実は英語のメールの書き方って日本語に比べるとシンプルなんです。

 

英語を話すことが苦手な人は、確かにメールを書くのにも多少時間はかかりますが、目の前に相手がいないので、あなたのペースで伝えたい内容をまとめることができます。

それに相手からのメールでも、落ち着いて内容を理解しながら読むことができるので、リスニングやスピーキングが苦手な人でもお互いの意志疎通をはかることができます。

 

英語のメールの書き方の基本的な順番は以下のようになります。

 

１、宛先

２、件名（Subject Line）

３、添付ファイル（Attachment）

４、冒頭：相手の名前

５、本文

６、結びの言葉

７、署名

 

 

「内容は簡潔に」

「いろんな情報を書かない」

というのがスマートなメールの書き方になります。

これは日本語でメールを書くときも同じですね。

 

仕事でビジネスメールを書くときはなるべく簡潔に内容を伝えるようにしましょう。

もちろん、仕事だけでなく友達とのコミュニケーションにメールを使う人もいるでしょう。

メールは色んな場面で使えるとても便利なツールです。

英語でのメールの書き方をマスターすれば、今以上にいろんな人とコミュニケーションがとれるようになってたくさんの情報を手に入れたり、人間関係をより良くすることができます。

 

 

それではどうやって英語でメールを書くのか詳しくご説明していきますね！

 

①メールの宛先

 

英語でも日本語と同じく宛先は「TO」の欄にアドレスを入れます。

ビジネスメールではアドレスを間違えて他の人に送信してしまうと、深刻な問題に発展することもあるので、相手先はしっかりと確認してから送信しましょう。

 

メールの宛先　「CC」って何に使うの？

 

また、宛先の下くらいにCCという欄を見たことがありませんか？

これはそのメールの内容に関わっている部署、担当者、部下、上司など他にも確認してほしい人がいるときに、その人のメールアドレスを入力します。

CCというのは「Carbon Copy」の略です。

TOの人と同じくCCの人全員がそのメールの内容を見ることができ、さらにCCの人たちが誰なのか分かることができます。

 

メールの宛先　「BCC」って何に使うの？

 

BCCに入力したアドレスは、TOやCCで送信した人以外には表示されませんがメールの内容は見ることができます。

知られたくない人には分からないように、メールを同時に送りたい時に使います。

BCCは「Blind Carbon Cppy」の略です。

個人情報であるメールアドレスを他の人に知られないように配慮する使い方もできます。

 

 

②英語でメールの書くときの「件名」とは？

 

メールの件名は英語でも本文の次に大切なポイントです。

日本語と同じく簡潔でパッ見て内容が分かる件名（タイトル）にしましょう。

 

ほとんどの人は日々たくさん受信するメールを件名で判断しています。

仕事の重要なメールや、通販ショップからのメルマガなどタイトルを見ればすぐに内容が判断できます。

 

だから英語のメールでもタイトルが分かりにくいと、重要なメールだと判断されずに読んでもらえない可能性もあります。

件名を読んだだけで、メールの内容が大体分かるような分かりやすい件名をつけましょう。

 

シンプルにすることは大切ですが、極端に短すぎてもだめです。

件名が単に「仕事」だけでなく「○○についての仕事」

「質問」ではなく「○○についての質問」などシンプルだけど分かりやすく書きましょう。

 

 

 

●件名の最初の単語は大文字で書く

 

英語でメールのタイトルを書くとき、頭文字は大文字で書くのが常識です。

例えば、「～についてのお知らせ」というタイトルだったら、は小文字ではなく大文字から始めましょう。

「Notification of～」といった感じです。

 

・Question about ～
～についての質問

 

・Change of～
～の変更

 

・Quotation for～
～の見積もり

 

・Request for～
～のお願い

 

・Invitation to～
～への招待

 

・Inquiry about～
～についてのお問い合わせ

 

・Error in～
～について間違いの件

 

・Thank You for Your～
～をありがとうございます。

 

 

●頭の冠詞はなるべくつけない

 

なるべく簡潔に表現するために「about」や「the」などの冠詞はつけないほうがいいでしょう。

一方「about」が文中にあるときは、そのまま書くこともあるので注意してくださいね。

参考例：（theは不要）Inquiry about your product （御社の商品○○についての問い合わせ）

 

 

●迷惑メールやスパムメールと勘違いされないような件名をつけよう

 

メールの件名が極端に短いと、スパムや迷惑メールと思われてそのままゴミ箱行きになる場合があります。

特にメールを仕事で使う人は、スパムメールから感染したウィルスで大変なことになるので会社でもフォルターをかけているところもあります。

しっかりと件名をつけて、そのようなメールと勘違いされないようにしましょう。

また「！」びっくりマークは迷惑メールに自動的で振り分けられることもありますので、大事なメールやビジネスメールは使わないことをおすすめします。

 

●スパムメールに間違われるかもしれない件名とは？

以下にご紹介するタイトルはスパムメールでよく使われている英単語です。

これらを単独で使うとフィルターの引っかかる可能性があるので注意してくださいね。

 

 

・Hi!

・Hello!

・Important

・Congratulations!

・Test

・Document

・Call me!

・New products

 

スパムメールの件名って相手がどんな人か分からなくても、簡単につけられる英単語が選ばれているんです。

では、実際に使える件名はどのようなものがあるのでしょうか。

 

●英語のメールで件名を書くときの良い例文

 

・Request for payment（お支払いのお願い）

・Product Purchase; Item No. （商品番号○○の購入について）

・Project meeting on July 9th（7月5日のミーティングについて）

・Inquiry about new product（新商品についての問い合わせ）

・Schedule Confirmation for July 9th（7月9日のスケジュールの確認）

・Deadline for Project Budget Analysis（プロジェクトの予算分析の締切について）

・Request for Product Documents（商品資料の請求）

・Invitation for July 9th meeting（7月9日の会議への招待）

・Urgent Request Concerning Your Invoice（請求書について緊急のお知らせ）

 

以下の件名も、実際の英語メールでよく使われる表現です。

もちろん件名意外でも応用が利くので、覚えておくと便利ですよ！

 

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・Request for（の依頼）

・Arrangements for（の手配）

・Cancellation of （の取り消し）

・Proposal for（の提案）

・Question about（についての質問）

・Inquiry about（についての問い合わせ）

・Invitation to（へのご招待）

・Notification of（についてのお知らせ）

・Sorry for（についてのお詫び）

 

 

●急ぎのメールや重要なメールには件名を工夫する

 

ビジネスメールで緊急の場合、タイトルを工夫して相手に優先的に見てもらえるようにします。

 

強調したい英単語を【 】で囲みます。

そのあとに、通常の件名を書きます。

 

【Urgent】→ 急ぎ

【Important】→ 重要

【REQ】、または【Request】→ 依頼

【Resend】→ 再送

【FYI】→ 「for your information」→ あなたのための情報（参考までに）

 

 

 

③添付ファイル（Attachment）

 

 

本文以外にも、参考にしてもらいたい画像や動画などがあるときは、ファイルを添付します。

 

ファイル名も相手が分かるように簡潔につけましょう。

ファイルのサイズがあまりにも大きいものは、圧縮したり、分割したりして送信するのが常識です。

個人情報や機密情報は、なるべくメールでの送信はおすすめしませんが、もし送るときはパスワードをかけたほうがいいでしょう。

パスワードは、後から別にメールを送るのが安全です。

 

また、ファイルを添付してるメールに気づかない人もいるので確実に見てもらうために本文にもそのことを書いておくといいです

（as an attached document）←添付あり

 

例文：I am sending conference materials as an attached document.（会議資料を添付いたしました。）

 

もっと親切にするなら、ファイルが何かしらの原因で確認できなかった場合や、質問があった場合はご連絡をくださいというような一文も書いておくとより親切ですね。

 

 

④冒頭：相手の名前

 

 

あなたからメールを送る場合

 

Dear ◯◯　←相手の名前や宛先

My name is ◯◯ and I work for ◯◯. 　←あなたの名前と会社名

I am sending this email regarding ◯◯. ←何についてのメールか

 

ここからメールの本文を続けていきます。

 

 

相手のメールに返信する場合

 

Hello ◯◯←相手の名前

Thank you very much for your quick response.

お早い返信どうもありがとうございます。

I have several questions about the ○○.

○○についていくつか質問があるのですが。

 

ここからメールの本文を続けていきます。

 

 

●基本形は「Dear＋Mr.（姓）＋,（コンマ）」

 

Dear＋○○

これはみんなが一般的に使っている書き方です。

（○○は相手が男性、女性でMr.もしくはMs.に変える）

 

Dearから書き始めたメールは

Good morningやHelloなど書かないようにしましょう。

どんどん話すための瞬間英作文トレーニング

 

 

ちなみにイギリスではMrやMrsのあとにピリオドがつかないです。アメリカの場合と微妙に違うんですね。

 

ビジネスでフォーマルば場面で使う時は名前の後のコンマを「：」コロンにするといいですよ。

特に、イギリスではコロンがよく使われています。

 

「アメリカ式とイギリス式のメールの書き方」

男性で、池田さんという方にメールを書いた場合

 

アメリカ式：Dear Mr.Ikeda,

イギリス式：Dear Mr Ikeda:

 

ビジネスメールじゃなくて、友達や親しい人とのメールだったら、名前の部分はファーストネームでOKです。

 

アメリカなどでは、ビジネス上の相手でもファーストネームで呼ぶこともよくあります。日本では同僚や後輩ならOKですが取引先の人や上司には絶対できないですよね。

 

逆に相手が、ファーストネームでメールを送ってきているのに、こっちは姓（ラストネーム）を使うと、なんだか壁をつくっているような感じになってしまうので、相手に合わせた呼び方で書きましょう。

 

 

●相手の名前が分からないときのメールの書き方

 

 

「Dear＋役職名＋,　」

もし相手の名前が分からなかったとき、役職が分かってるなら「Dear branch manager,」という風に書けばOKです。

 

なるべくなら相手の名前で書くことがいいのですが、どうしてもわからないのなら役職名を使うこともできます。

「Dear Sir」は相手の性別が男性

「Dear Madam」は相手の性別が女性

「Dear Sir or Madam」は相手の性別が分からないとき

 

★自己紹介や簡単な挨拶

 

・My name is Ken　Ikeda and I work　at ○○.
私の名前はイケダケンです。○○で働いています。

 

・My name is Ken　Ikeda and I work in marketing at ○○.
私の名前はイケダケンです。私は○○でマーケティングをしております。

 

・My name is Ken　Ikeda and I am responsible for ○○ development at ●●.
私の名前は?中太郎です。私は●●で○○開発の担当をしています。

 

・My name is Ken　Ikeda and we met last week at the　meeting.
先週のミーティングで知り合ったイケダケンです。

 

・My name is Ken　Ikeda and I am a colleague of △△ at ○○.
○○会社の△△の同僚のイケダケンと申します。

 

・This is ●● from　〇〇
〇〇社の●●です。

 

 

⑤英語のメール本文

 

英語という言語は最初に言いたいこと、主張や意見を書きます。

英語でメールを書くときも、最初の方に重要な用件を書く必要があるため、文頭にダラダラと長い挨拶を書くのはあまり良くありません。

 

悪い英語メールの書き方

Dear ◯◯

How are you doing? Thank you very much for attending the information session on July 2nd. Cherry blossoms will….

warm weather. <挨拶文>

I would like to inform you a new ・・

 

 

このような英語のメールは最初の挨拶文が多くて用件に入るまでが長いメールになってしまっています。

英語での挨拶文は1行程度で終えて、すぐに用件を書いた方がいいですね。

ところで、すべての英語メールの挨拶文が短いかと言えばそうではないメールもあるんです。

 

例えば年明けに送るメールなんかがそうです。

Happy New Year, Mr. Josh. I hope this year will bring you much success and joy. Thank you for your continuous business with us.

 

冒頭の文が本題と同じくらい大切なときは長く書いてもOKです。

 

 

 

●英語メールの書き方　感謝の例文

 

英語で感謝の気持ちを伝えたいときが以下の例文を参考にしてください。
機会があったら定型文として使ってみてくださいね！

 

・I appreciate for your ◯◯.
◯◯に感謝します。

 

・Thank you for your prompt reply.
素早い返信をありがとうございます。

 

・Thank you for contacting ◯◯ (会社名).
◯◯にご連絡ありがとうございます。

 

・I appreciate your quick response.
迅速なお返事をいただきありがとうございました。

 

・Thanks for getting back to me.
返信ありがとうございます。

 

・Thank you very much for your help.
助けていただきありがとうございます。

 

・Thank you for your understanding.
ご理解いただきありがとうございます。

 

・Thank you in advance for your help.
ご協力ありがとうございます。

 

・I appreciate you for arranging your schedule.
スケジュールを調節してくれてありがとうございます。

 

・Thank you very much for visiting our office.
オフィスにご訪問いただきありがとうございます。

 

 

●英語のメールの書き方　謝罪の例文

 

 

・Sorry for my late reply.
返信が遅れて申し訳ございません。

・I’m sorry to ask you such a big favor.
無理を言ってすみません

 

・Please take our sincere apology for the inconvenience we have caused you.
ご不便をおかけしましたことに対し，心よりお詫びいたします。

・Please excuse my lack of prompt reply.
迅速に返信できず、申し訳ございません。

 

・I am truly sorry for always causing inconveniences.
いつも迷惑ばかりかけて本当にごめんなさい。

 

・We are very sorry our service was not satisfactory to you.
私共のサービスがご満足いただけるものではなくて，申し訳ございません。

 

・Sorry, I’m late replying to your e-mail.
返信が遅れてごめんなさい。

 

・本当にごめんなさいね。
I really feel bad about it.

 

・私の方こそ本当にごめんなさい。
On my side, I’m really sorry.

 

●⑥メールの文末と結びの言葉

 

 

 

●フォーマルなメールの文末と結び

 

・I look forward to your reply.
お返事お待ちしております。

 

・I look forward to meeting you this Monday.
月曜日にお会い出来るのを楽しみにしております。

 

・(Please) Feel free to ask me any questions.
ご質問がありましたら、何でも聞いてください。

 

・ I would appreciate your immediate attention to this matter.
迅速な対応を頂ければ幸いです。

 

・(Please) Ask me any questions you have about the product.
商品についてご質問がございましたらお問い合わせください。

 

・Don’t hesitate to contact us if you have any questions.
もしご不明な点がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。

 

・Please e-mail me anytime.
いつでもメールをください。

 

 

●カジュアルなメールの文末と結び

 

・Catch you later.
じゃあ、またね。

 

・See you soon,
じゃあ、またね

 

・Take care.
元気でね

 

・Have a nice day.
良い一日を

 

・I hope you get better.
お大事に

 

・Many thanks.
本当にありがとう。

 

・How about dinner some day next week?
来週のどこかでご飯でもどうですか。

 

・I will be in touch with you soon.
近いうちにまた連絡します。

 

 

「Sincerely」「Regards」「Best」
ビジネスメールでも友達へのメールでもどのような場面でも使える最も便利な結び言葉です。

 

 

英語のメールの書き方のまとめ

 

１、宛先

２、件名（Subject Line）

３、添付ファイル（Attachment）

４、冒頭：相手の名前

５、本文

６、結びの言葉

（７、署名）

 

・件名だけで内容が大体わかるようにする。

・Dear～から始める。

・本文はシンプルな挨拶のあとに本文を続ける。

・本文は「結論」から先に簡潔に書く。

・添付ファイルがあるときは本文で知らせる。

・結びの言葉で締める

 

英語でメールを書く場面はいろいろありますが、相手やそのシチュエーションに合わせて内容を変更するようにしてください。

ビジネスでは、取引、クレーム、お礼、会議の調整や相手への依頼など、いろんなシーンでメールを使います。相手に失礼にならないように気を付けてメールを送りましょう。

また、友達などにメールを送るときはコミュニケーションのツールとして役に立ちます。英会話の場合と違って、リアルタイムで返す必要がないので、ゆっくりと落ち着いて
相手が分かりやすい内容を作れるのがメリットです。

今回ご紹介した文例を参考にしながら、いろんな言い回しができるようになればもっと英語での表現の幅が広がります。

 

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